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人民银行采购管理绩效审计实践及思考
人民银行采购管理绩效审计实践及思考 摘要:目前，人民银行还没有制定一套采购管理绩效审计评价体系，而采购管理 是人民银行财务预算管理的核心内容之一，如何开展评价及评价标准如何掌握， 这对于基层行提高采购管理水平具有重要意义，有利于内审部门发挥更好的参谋 助手作用。本文通过广泛查阅资料后，大胆编制了央行采购管理绩效审计评价体 系，运用层次分析等各种方法，研究符合央行实际的采购管理绩效评价指标，并 通过审计实践提出应对策略。关键词:采购项目;绩效案例;审计评价;启示 一、审计背景 采购管理工作一直是人民银行加强内部管理，服务于央行业务的一项重要 工作，特别是集中采购项目，是单位财务资产管理的重要内容，是岗位廉政和风 险防控的重要部位，是确保央行各项业务顺利运行的一个基本保障，也是容易引 发腐败事件发生的一个节点。为规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范资 金风险，营造规范、严密、风清气正的采购管理环境，更好地服务于央行治理， 提高项目资金绩效管理水平，我们将采购管理纳入重点关注的审计内容，同时对 运行的过程和绩效进行了深入研究和探索。为提高采购管理绩效水平，需要尽快 形成一个完整的评估框架体系。尽管我们在审计实践中可以获取集中采购管理应 具备的完整、准确、实时特征，但还不具备可扩展的功能特征，我们本着先易后 难、循序渐进的方式制定原则和标准，一是合理选取目标值，既考虑当前利益和 局部利益，又要兼顾长远利益;二是处理好播种与收获的关系，同时还要通俗易 懂。为实现上述目的，我们选取个别地市级机构进行解剖麻雀式的绩效审计实践。
二、审计指标的确定及尝试 按照采购逻辑我们对采购环节进行了逐项梳理，结合各个环节的工作状况 筛选出最合理、最适用的绩效指标，运用多目标决策，建立全方位、多层次的评 价指标体系，在具体指标体系设计上结合实际工作，对采购过程中所反映的业绩 和效果进行评定，评价指标重点遵循如下原则:一是系统性。设计采购管理内部 控制、采购管理2个一级指标，项目管理等12个指标，45个三级指标。二是可操 作性。设计指标尽可能满足人民银行采购工作实际，通用易懂，可以衡量，借鉴 了澳大利亚国家审计署官方发表的单一来源采购审计报告中的一些思路，在合规 性审计的基础上，将绩效和合规审计相结合，指导审计人员对具体指标评价具有可操作性。我们针对三级指标编制了解释。三是定量分析和定性分析相结合。其 中定量指标按照量化成度划分评分等级标准。采购绩效审计评价是依采购项目的 经济性、效率性、效果性为评价标准，对各单位在采购过程中所反映的业绩和效 果进行评定。
(一)技术指标 暂定为采购资金节约率、项目完成率和合规率三项指标，这是经过调研后 确立，对审计对象具有一定指导作用。
1.经济性指标。一是固定原则，这个指标具有持续性和连续性;二是可实现 性原则，目标值制定要合理，在现有的采购内外环境和条件下，必须经过努力完 成。经济性指标:审计期采购资金节约率=(采购计划额－实际支付额)/采购计划额。
2.效率性指标。一是完整、精确性原则，指标值可操作，并得到确认。主 要是人员效率和成本指标。二是可行性原则，杜绝虚假数据和信息，使其具有权 威性。效率性指标:集中采购项目合规率=(集中采购各类项目数量－不合规各类 项目数量)/集中采购项目数量。
3.效果性指标。低成本原则，确保各单位以最低成本机会取得最佳的评估 效果，全面和普遍体现管理的具体定义。效果性指标:集中采购项目完成率=(集 中采购项目数量－未完成项目数量)/集中采购项目数量。
(二)绩效审计的尝试 采购是收集、评估、选择、确认、等价交换的过程，加强采购业务工作规 范化，提高采购绩效管理效能，已成为央行内部管理工作的重中之重。
1.经济性。从遵循的原则性看，经选取的计划采购数据是部分本审计单位 经过层层上报，有据可查，具有合理性。从相关性来看，编制的的集中采购计划， 既着眼于资金当前和未来的工作需要，也满足了集中采购管理办法规定的限额标 准;从可行性看，制定的方案，达到采购完成率的标准;节约资金总额数字较为可 观，节约率普遍较高;确定的各项采购方案选取的资源分配较为合理。经审计某 机构计划集中采购资金与实际采购相比较节约资金数额较大，占比12%，实现了 少花钱，多办事，提高了绩效管理水平。
2.效率性。被审计单位从可实现性上保证了最低成本获得最佳评估收益。从审计过程看，某机构27个集中采购项目，审计过程中提取的数据真实，获取合 理，集中采购项目完成率100%。但3个项目在采购文件及合同编制基本完整存在 不同缺陷，占项目的11.11%。应引起相关部门重视，特别是事权和法律部门应维 护央行权益，完善相关条款。经测算某机构集中采购项目合规率89.99% 3.效果性。从审计结果看，审计期内集中采购项目全部完成，被审计单位 在实施采购过程中能够合理使用资金，满足单位正常工作需要。从利用效果看， 被审计单位在审计货物、服务、工程不同采购种类或不同采购方式的节支情况， 集中采购资金基本保证了正常办公、维护和服务需要，某机构节约率为6.06%。
4.实现了内审增值作用，积累了绩效审计经验。绩效审计为我们提供了全 新的审计方式方法，通过建立科学、系统的评价指标，将传统审计内容进行定性、 定量分析，使问题的提出更具有科学性和针对性，易于被管理层所认同和接受， 审计突破了传统的合规性审计束缚，充分体现了绩效审计理念，从具体指标值审 计来看，采购工作的内部控制管理、操作程序、合同管理、资金使用过程监督、 档案归集整理等方面存在一定不足，其中大多属于沿用历史操作习惯出现的问题， 有的属于管理不善或不规范，根据审计发现及系列分析，得出被审计单位存在采 购程序不尽合理，采购物品购置周期过长，评审人才库使用结构不够均衡等不足 的结论，实现了内审的增加价值，达到了预期目标。提示了被审计单位如何“做 得更好”。
三、关注绩效审计发现的不足及原因分析 (一)目前基层单位供应商信息库建立的普遍不好或未建立。经审计调查， 发现某机构借用政府供应商信息库收集供应商信息共58个，全年27个集中采购项 目中标的供应商均在供应商信息库之中，登陆该系统后发现该机构是采购1个项 目之后，再入库1个项目。而基层单位这个信息库系统各采购单位建立的不完备， 自行选取电子信息样本也各有不同，座谈中被审计单位反映，基层行人员少，资 源和信息有限，应由上级行自上而下统一编制信息库并能与政府网结合，这样能 解决基层人员少，减少咨询成本高的问题，如果能够在央行顶层框架上建立采购 供应商信息库，会节约基层行经济成本，降低人、财、物的消耗。
(二)评审人员的选取不够科学。依据《中国人民银行集中采购管理办法》 (银发〔2010〕21号)第十九条“总行和地市中心支行以上分支机构应建立集中采购 项目评审人员库。评审人员可适当吸收当地院校、金融机构、科研机构等部门技 术专家、单位内部中级以上技术职称人员”规定，对人力资源的利用进行了统计分析，审计人员分别对其人力资源配置和使用情况进行全面统计列表，其次对采 购项目逐一列表统计筛选分析，并与人才库使用情况进行比对。已经全部使用这 个系统，并随机抽取了相关人员，我们根据采购立项、审批、评审、验收等环节 对集中采购人才库的抽取使用情况进行了统计分析，进行了较为深入细致的梳理， 该机构2014年完成集中采购项目27个，投入人力219人次，2014年抽调评审人员 重复率为58.33%。有4人未被抽取，6人仅抽取1次，1人重复抽取9次，说明该库 人员使用结构不够均衡，人力资源利用和随机抽取不够科学。
(三)采购的项目申请时间和设备到货验收时间间隔过大，周期过长，一定 程度上削弱了业务部门对物资需求的保障能力。经统计测算某机构采购项目周期， 检查完成任务时限，对各类物资的采购周期进行测算，发现某机构集中采购各类 物资的周期性长短不一，总行统一采购的最长周期为160个工作日，最短周期为 143个工作日，平均周期为151.5个工作日;机构询价方式采购的最长周期为181个 工作日，最短周期为10个工作日，抽查19个项目，采购周期为58.74个工作日， 货物类周期最长周期为84个工作日，最短周期为10个工作日，平均周期为44.4个 工作日;工程类最长周期为181个工作日，最短周期为35个工作日，平均周期为 112.5个工作日。
(四)采购公示内容不够完整，有的流于形式，不能很好的接受群众监督， 未能真正做到严格自律。我们对采购信息发布流程进行了细致梳理，发现某机构 在一个完整年度完成27项采购项目，信息公示是由实施部门负责，所承办的项目 直接在人民银行内联网上进行公示或以打印的纸质公告在行内进行张贴。2014 年度除2项公示不及时外，其它25项公示均能够在询价评议结束后当日在人民银 行内联网或张贴公告的形式进行了公示，公示的内容具有不完整性，不完整率为 7.41%。究其产生的原因，主要是思想认识不到位和业务水平不强。一部分采购 工作人员对采购内部控制、工作流程、风险隐患等认识不到位影响了单位采购工 作水平的提高。其次内控制度缺失或缺乏指导效力，不利于明确集中采购领导组 织机构、相关部门和岗位人员之间的权利和义务，不利于明确各项采购活动的操 作流程，不利于形成“按制度流程办事”的集中采购内控环境。未能充分发挥内控 制度的指导规范功能。一些业务人员对制度学习不到位，以惯例代替制度，影响 了集中采购的操作水平。集中采购具有较强的专业性，部分单位受组织集中采购 业务学习培训较少、部分人员在不同岗位兼职等因素影响，对一些操作流程的理 解存在偏差，导致在实施采购、采购评审、合同签订、组织验收、档案管理等环 节出现各种违规操作。四、思考和启示 (一)绩效审计改善了双方关系，锻炼了审计队伍。我们以绩效管理审计为 切入点，采购管理绩效审计达到了预期的效果，也坚定了我们继续开展绩效审计 的信心。其次锻炼了队伍，加强了团队合作意识，开拓了审计人员思维能力。采 购管理绩效审计实践，由于审计覆盖面广，涉及的人员多，使审计人员接受了一 次全面的审计思维洗礼。大家从有畏难情绪，到认真学习钻研绩效审计理论，再 到具体审计实践，尝试了审计思路的转变，突破了原有老旧的审计认知，优化了 知识结构，审计人员的潜力得到进一步挖掘，综合素质得到了大幅度提高。结合 工作实际，一方面在深入调研的基础上扩大绩效审计范围;另一方面熟练掌握绩 效审计的方式方法，增强方案和评价指标制定的科学性和合理性，使评价结果更 趋客观、公正，使审计发现在审计过程中成为“审与被审”双方的共同成果，达成 共识，对提高被审计单位业务工作管理水平的发挥起到了促进作用。
(二)建议总行内审部门尽快制定一套集中采购管理绩效审计评估体系。顶 层框架应有精确性，精确描述集中采购管理方面完整性、实时性、可信性、相关 性、可用性、可调整性，预测性、低成本等等内容，在业绩指标、人员指标、管 理指标、效益指标、时间指标、服务指标、信用指标等方面进行深入探求，达到 一个共性的，共同认知的范畴。这是提高人民银行集中采购管理绩效和改善央行 形象的有效措施，可以减少或避免利益输送造成的腐败行为，提高依法行政执政 能力。
(三)进一步加强基层行集中采购的预算约束，严格考核，提高采购资金使 用效率。建议总行将集中采购预算与计划执行详细情况纳入考核体系，加大对各 省及下辖各机构编制集中采购预算和集中采购计划的审核力度，加强对年度采购 预算和采购计划执行情况的监督，要求基层单位提高集中采购预算和计划的编制 质量，积极加强绩效效能管理，促进集中采购管理转型，积极构建合适的绩效评 价指标，完善其持续发展的配套措施，为可持续全面开展集中采购管理评价奠定 坚实有力基础。针对车辆保险、维修、保养、加油以及电子耗材中的硒鼓、墨盒 等服务和货物项目，应该对这类物品采购项目加大授权管理力度，既考虑到不同 地区经济发展条件，商品服务贸易的可选择性，又进一步细化采购实施程序，切 实提高定向采购工作成效。针对采购供应商信息库，建议总行集采中心建立横向 到边、纵向到底的采购供应商信息库管理网络平台，将政府采购监管机构、采购 人、政府采购代理商、供应商计算机终端连接，形成全国性范围内共享信息资源 的应用信息平台，并可附带各种应用模块，便于今后开展的工作。
