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【关键词】教务档案;教学评估;档案管理
为促进学校及其主管部门进一步重视教学工作,加大对教学工作的投入和资源配置的力度,改善教学条件,深化教学改革,强化教学管理,提高教学质量,教育部制定了普通高等学校评估制度,对全国所有普通高等学校进行教学工作水平评估。就本科教学评估结果来说,教务档案既是基础也是依据,基层教务档案作为整个学校教务档案的重要组成部分,其管理水平的高低将直接影响教学评估的结论。评估过程在展现档案建设成果的同时,也必然会显露出平日不易被发现或容易被忽略的各种问题与不足,对这些问题与不足进行反思的结果,又必然会引发关于提升档案工作水准、开创档案工作新局面的新思考。教学评估给高校档案工作带来的不仅是压力,而且还有许多有益的启示。
1 高校基层教务档案的主要内容
院、系及教研室的教务档案是高校基层教务档案,根据其内容和载体,大致可以分为四大类:教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案和声像档案。主要包括:上级有关教学的管理规定、办法,教学计划、教学大纲及执行细则,教学进程表、教学任务分配表、教学日历,听课记录,学术活动材料,教师工作量统计,使用教材情况,试题库,考卷、考试安排、考场记录、试卷分析表,实验实习材料、毕业论文及答辩材料等等。学籍管理档案主要包括学生名册、入学登记表、学生成绩单、学籍变动材料、学生奖惩材料等。教师业务档案包括教师简况、教学情况、科研成果、进修情况、获奖情况等。声像档案包括照片、磁盘、光盘、碟片、录像带等载体形式,如开展教研活动的照片、教师制作的多媒体课件、电子教案等等。
2 基层教务档案管理责任归属
做好基层教学文件材料的整理归档工作是院、系教务秘书的工作职责之一。教务工作过程中形成的材料很多,有长期性材料、短期性材料、临时性材料等。对这些材料的鉴别是教务档案建档工作的关键。对那些有保存价值的材料,按内容和时间分袋专柜保管,要做到完整、准确、系统。只有院系的基础工作做扎实了,整个学校的工作才牢靠。教学工作水平评估,其中一个重要的环节是教育部委派一些专家到学校进行院、系实地考察,对照评估指标,查看原始材料。如果教务秘书在日常工作中,多一些档案意识,多一些责任心,将这些原始材料及时整理归档,那么任凭专家组抽调什么材料,都可以及时提供。
3 高校基层教务档案管理存在的问题
高校评估中的考察专家不仅依重于校级档案资料,而且要走访院、系等基层教学单位,随时调阅材料。由于许多基层单位档案意识不强,经常会看到平日档案管理运行机制中存在的薄弱环节和各种缺失,其中最主要的是:
3.1 档案材料不齐全:教学档案是在教学活动及其教务管理过程中自然形成,由教学及其管理中直接使用的各种文件材料转化而来,其信息数据丰富全面,是一系列教学及其管理活动的真实轨迹。它不同于时事文章可以掺杂主观评价;不同于一般文献可以事后编撰;更不同于文学作品允许虚构。它被史学界称为“没有掺过水的材料”,相对于其它来源的信息,它具有权威性和可靠性。
而有些基层单位在规划和工作制度中很少涉及档案的收集、管理工作,因而造成档案收集难、收集不全的问题。例如许多当时应该形成的材料没有形成;应该及时收集保管的材料,还散失在个人手中;许多重大活动,当时是热热闹闹,过后却没有留下任何文字声像材料,无档案材料体现曾经开展过此次活动。某些方面的档案资料残缺或单薄,缺乏对陈述材料的支撑力;有些原始资料虽然齐全,但看上去是崭新的“原始档案”,纸张大小、纸质、字号、排版整齐划一,有根据回忆再造之嫌。这些都意味着档案收集工作环节的缺陷。
3.2 档案工作不规范:档案资料整理无统一的分类标准,多按习惯存放,各行其是,重复归档或“档案死角”现象普遍存在。比如,需要提供给评估专家的档案资料并非多多益善,如果有的卷宗资料庞杂而体系凌乱,有的资料没有什么价值,就说明着档案的整理与鉴定存在着薄弱环节。又如,有些数据在前后左右的资料关系中存在着不吻合的矛盾现象,这又意味着在内部各单位之间档案的服务机制和利用关系存在着不顺、不通和缺位的问题。另外,有的档案查询不便,调用迟缓,这便显示出档案的编目检索不尽合理和管理手段的滞后。 4 评估对基层教务档案工作的启示
评估给教务档案工作带来的不仅是压力,而且还有许多有益的启示。评估工作促进了高校办学水平的提高,也给教务档案工作带来了发展的机遇,要抓住有利时机,改进薄弱环节,结合评估工作出现的问题,进一步加强基层教务档案规范管理应做好以下几方面的工作:
4.1 建立督促基层档案工作自评自建的长效机制:档案工作要以评估所带来的强有力的推力,来促进整顿、改革和建设,提高管理效能。高校本科教学工作在接受评估之前有一个自查自评的过程,档案工作也应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运行机制提供质量上的监控与保证。这种周期性的自评机制能够成为档案工作自我驱动的动力,推动档案工作在反思总结、扬长补短的过程中,构筑扎实基础,与时俱进,持续发展。而自评自建长效机制的建立是通过建章立制,监督与促进基层教学单位做好教务档案建设与管理工作。 4.2 制定基层教务档案管理制度:高校制定的教务档案管理制度中,学校主管领导是档案管理一级责任人,教务处和各教学单位负责人是二级责任人;教务秘书是一级执行人,各科室及教研室主管人员是二级执行人的制度。实施定期检查验收公示制度和奖惩制度,已把档案的管理和建设纳入各级领导目标责任管理之中。基层教学单位也应该制定基层教务档案管理制度,要建立起相关的考核措施、评价措施、激励措施,形成制度保证。院、系及教研室是教务档案信息的源头,从教务档案形成之始就直接影响着整个教务档案信息的质量。要根据基层教务档案的特点,制定院、系及教研室相应的归档范围,并将各条款分别落实到人,纳入个人的岗位职责,使相关人员明确自己应该收集什么,何时上交。教务档案收集工作是整个教务档案工作的起点和基础。收集工作的好坏,直接影响着教务档案的齐全、完整程度。应建立严格的检查监督机制,保证基层教务档案管理质量。
4.3 做好文件材料的收集、积累工作:做好文件材料的收集和积累工作,是档案管理的基础和前提。作为一个学院、系或教研室,其文件材料主要来源于三方面:一是校院颁发的一些管理性、指导性文件;二是院、系教研室正常开展教学活动形成的大量教学文件资料,三是学院、系或教研室的“特色材料”,需要教务秘书具备较强的档案意识和责任心,才会形成和具备。
“特色材料”主要包括院、系或教研室会议记录、大事记、声像资料、宣传报道材料、校外专家讲座摘要等。第一,院、系或教研室要建立会议记录、大事记录制度。会议记录反映了部门各项工作的布置落实情况,学科建设的开展情况;教务秘书对本单位教学方面发生的大事要事都很清楚,可以利用这一条件,建立大事记录制度。大事记录贵在坚持,经过一段时间的积累,你会发现,大事记就是一部院、系及教研室发展的历史,记载了部门曾经的辉煌及发展壮大的过程。第二,要重视声像资料的收集工作。声像资料也是档案材料的一部分,与文字材料同样重要,而且比文字材料更具有直观性,更易引起人们的兴趣和注意力。第三,对院、系及教研室开展的一些重大活动,如专家来院、系讲座活动、外事活动、学生开展的一些大型活动都要做好相关宣传报道材料的收集工作;同时,对于各媒体有关本单位的报道材料,要注意收集。第四,对于校外专家学者来院系讲学,教务秘书除积极做好联系接待等工作外,还要及时索要和收集专家学者讲座讲学的提纲,对他们所提建议作好记录。
4.4 建立教师业务档案:要建立教师业务档案。建立一支结构合理、素质优良的高校教师队伍,是教学建设和改革的关键。而教师业务档案是反映每位教师业务能力、学术水平、工作实绩的真凭实据,为师资队伍的建设与管理提供了有力的依据。因此,教务秘书可对本院所有教师都建立业务档案,并不断补充新材料,内容涉及:每位教师承担与参加的各级教学改革项目、各类教学成果奖的申报与获奖、年度教师教学学生评教与学校督导团评教等。档案管理的最终目的是为了更好地利用,如借助于教师业务档案,教务秘书可以对每位教师的基本情况和整体师资队伍状况进行统计分析,为领导确定引进师资和选派教师进修人选等,提供依据。
4.5 做好文件材料的整理归档工作:文件材料收集齐全以后,还要将这些处于零散状态的文件材料进行整理,对其进行分类、组合、排列和编目,利用档案盒(袋)、卷皮等保管工具,进行整理装订,使之井井有条,便于查阅利用。对文件材料进行整理的方法多种多样,可以从文件的载体、内容、时间、来源等方面进行考虑,具体情况具体对待,但必须坚持一个指导思想,即档案的整理必须最大限度地保持文件之间的历史联系,便于保管和利用。
5 结语
教学是学校的中心工作,教务档案是学校开展教学及教学管理活动的产物,是教学及教学管理活动情况的直接体现和反映。教务档案的规范和完善程度,也是学校管理水平高低的体现,规范完善的教务档案能够促进教学及教学管理水平的提高。
教务档案管理工作在评估中的全面亮相,有助于检阅教务档案工作的成就,及时总结经验,更重要的意义在于,有助于发现教务档案管理中的不足,使高校的教务档案工作与其他各项工作一样也达到“以评促改、以评促建、评建结合、重在建设”的目的。
参考文献
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