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摘要: 分析公路工程档案管理工作中存在的薄弱环节,提出相应的管理控制措施与对策。
关键词: 公路; 工程; 档案; 控制
公路档案是国家档案资源的重要组成部分,是公路建设事业发展的宝贵财富,是反映公路档案管理工作质量和工程质量的重要载体,亦是解决工程质量、经济纠纷等重要的依据凭证,公路档案的重要性不言而喻。
随着公路建设事业的持续高速发展,不断地产生大量的公路工程档案。由于公路工程具有专业性强、投资大、建设项目多、工期长、且参建单位多、资质不齐等诸多客观因素;公路建设阶段普遍存在着一些公路档案管理工作上的困惑和解决公路档案质量问题方面的难点。如何改变公路档案管理与公路建设发展极不相称的局面,如何解决公路档案管理严重滞后状况,使之适应公路工程建设进度与工程建设同步进行,实行全过程指导、督促,确保项目档案的质量和完整齐全。对此,应从其管理入手,重在“理”上下功夫,找出其存在问题和薄弱环节;理出思路和对策,有的放矢地加强公路档案的控制,确保公路工程档案质量。
1. 公路档案宏观管理的办法和措施有待完善
随着公路建设高速发展,公路档案管理工作出现了新情况、新问题,交通部根据公路工程档案管理工作的需要,于2001年出台了《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》,各省也相继制定了公路工程档案管理有关规定,为公路工程档案管理工作提供了规范和依据。但公路档案工作实际需要的宏观管理的有关制度和措施仍显薄弱,由于某些系统配套措施空缺或不及时,同样会影响其执行和落实。因此,应将衔接执行的相关措施及时配套成龙。
(1)公路建设高效、持续发展过程中,应善于发现公路档案管理中出现的问题,并及时制定相应的办法、措施加以控制解决。近年各省公路建设项目多、进度快,而公路项目档案专业人员严重不足,已出现了将工程项目档案委托给中介机构整理的情况。易出现档案整理是否符合公路档案规定的标准?整理收费的价格是否合理公道?由此产生的项目文件资料的积累管理程序是否与工程档案管理规定的要求相一致?是否还存在着项目档案管理上的混乱、平时收集归档工作的不到位、文件资料形成的质量差等问题,均要作全面了解掌握,必要时须出台管理办法使其规范、统一、并有序进行。
(2)有关档案管理办法的出台,并不意味公路工程档案管理可以万事大吉,因在实施“办法”的某些规定和条款时,仍需相应的技术措施配套支持才能执行和实施,如:《浙江省公路工程竣工文件编制办法》已明确规定了公路工程项目档案案卷级、条目级数据库结构的格式、内容,但全省实际执行情况并不顺利,由于省内近年开发的档案软件品种多样,质量各异,公路项目使用的档案管理软件各不相同,造成项目档案的实际录入、导出及数据共享上仍存在着较多问题。因此,公路档案管理软件的规范统一措施必须及时跟上,才能实现公路档案资源的共享,避免人力物力上的重复劳动和浪费。对此,各地可与当地的档案行政管理机构或软件开发商合作,根据公路工程档案管理需要,提出设计要求,及时开发以便于项目档案的查阅、调用等工作,也可方便项目档案向有关单位移交时的转录;同时,也可探讨新的档案管理途径,如改变目前计算机仅利用打印工作的状态,也可利用计算机的辅助系统EXCEL电子表格功能进行项目档案的录入工作和调阅尝试,并在实际操作中不断摸索掌握其功能、特性,也可起到事半功倍的作用。
(3)交通部颁发的“办法”已规定公路工程档号分类原则,根据此原则,各省均确定了省内公路线路相应档案分类号,但由于近年国家、各省的实际公路线路增加,原先所确定的线路分类档号内容,已远不能适应统一新建公路线路项目分类档号的需要,对此,各省相应内容必须及时补充完善,以免公路项目完成,建设机构撤消,造成公路工程项目档案号空缺而无法弥补。
2. 公路档案微观管理的业务指导和培训工作尤待加强
(1)提高行业档案管理人员业务素质是做好公路
档案管理工作的前提条件。作为公路档案管理人员应迎难而上,充分认识公路建设突飞猛进、方兴未艾的形势和未来一个时期公路档案管理任务仍然十分艰巨现状,正确应对当前形势,突破旧的管理概念和固有的管理模式,适应于公路建设新形势的实际需要,把提高自身管理水平和业务素质放在首位,学习研究国家基础建设方面政策、法规,增强法制观念和依法办事能力,严格执行公路档案分级管理职责,在做好机关档案内部基础工作的同时,积极参与公路建设项目档案管理各项活动,在实践中锻炼,提高自身的业务素质和专业技能,使档案管理进一步贴近公路建设项目,服务于公路建设实际需要,加强对公路建设项目的档案管理监督、指导,了解和掌握工程项目档案管理各阶段的真实情况,取得档案管理第一手资料,为公路工程项目的档案管理决策提供有价值的参考依据。
(2)把公路项目的档案培训工作作为依法管理公路档案的重要手段。目前,公路建设项目多,参建单位多,而工程项目档案的管理人员多为兼职,工作精力不济,专业水平有限,极大限制了项目档案工作的深入和难以保证公路工程文件资料的形成质量和档案整理质量。如何做好公路建设项目档案全面控制管理?如何解决公路建设项目档案管理所具有的广泛性,复杂性、阶段性和多样性问题,以使公路档案的完整率、准确率和档案质量达到标准要求。关键是要抓好建设单位有关人员的档案业务培训,在档案培训工作中应遵循“突出重点、统筹兼顾”,把大型(重点)公路建设项目的培训工作放在工程新开工阶段进行,并作为公路档案培训工作的重点和突破口,通过对工程项目各参建单位的项目部、驻地办经理和档案专(兼)职人员的档案业务培训,提高其公共档案意识,并明确项目档案的管理分工职责,使其主动参与项目档案的管理控制。因此,提高项目参建单位相关人员的档案意识和业务素质是公路档案管理工作中的重中之重,是做好项目档案管理各项工作的基础。
3. 严格项目档案管理各环节的同步控制措施
公路档案的质量,首先取决于原始档案资料的真实、可靠性。因此,项目文件资料的形成状况,对后期形成的档案质量有极重要的影响,决定了项目档案的管理必须从源头抓起,从各环节控制,方能见效。
(1)在签订工程合同(协议)时,应明确参建各方的档案责任。把项目文件材料的积累、整理、归档,作为合同(协议)的一项重要内容确定,明确参建各方文件材料的形成范围、费用及归档套数,并提出档案质量要求,以引起工程参建各单位(承包商)的足够重视,并运用法律手段超前控制,明确项目档案权属,以避免项目档案的原件、原始记录等的归档不全,使工程项目文件材料的完整归档得以法律上的保证。
(2)在工程计量支付时,严格资金运用手段超前控制。在公路建设施工过程中,完整齐全、质量合格的施工资料是计量支付的前提条件,否则监理有权限期其改正后再行支付;项目建设应根据其特殊性,对在合同中有明确的声像档案等归档要求的,归档单位如不按时完成归档移交,可不予进行最终支付。
要改变项目照片档案管理随意装袋,随意存放现象,对涉及工
程项目活动中产生的大量有价值的文字、图表、声像应及时归档。凡在项目活动中所形成的反映项目建设、施工活动的声像材料及与其相配套的文字材料均属声像档案管理范畴,都应归档。照片、底片、录音(录像)带及相关文字说明在报销时,应采取对实物先行筛选、验收鉴定,剔除模糊不清和质量较差部分,按规定填写文字说明后,经发票签字或盖章手续,再行报销,为严密声像档案的归档工作打下扎实基础。
工程劳动竞赛活动中,应将竣工文件资料的收集、整理、归档工作列为工作业绩的主要考核内容,定期检查评比,对于优胜单位给予奖励,以此增强参建单位档案质量意识,并通过奖惩措施,推进优质档案的形成。
(3)完善项目档案管理制度。公路建设项目应以建设、设计、施工、监理单位专兼职档案人员组成的网络来保障项目各项档案管理制度的实施及保证工程建设全过程各阶段档案工作进程的顺畅。必须建立、健全项目档案管理各项制度,明确项目档案的分管领导及各部门职责分工,将项目文件资料的形成、积累和管理列入有关领导、部门、人员的职责范围工作标准或岗位责任制,严密工程建设各阶段档案的职责义务,群策群立为项目档案的质量把好关,确保做好项目文件资料的形成、收集、积累、平时归类整理和归档工作质量。近年,公路建设项目中有远见卓识的领导越来越多,其思想观念、档案意识已发生了根本转变,改变了项目档案管理仅仅是附带性任务的概念,如:浙江省“同三线”浙江境宁波段高速公路建设项目的档案质量、金丽温三期高速公路建设项目的档案同步管理工作均发生了质的变化。
通过建立、健全项目文件资料的立卷归档细则,明确了各参建单位的归档内容、范围和归档要求,促使中小型公路建设项目的参建单位改变了以往“谁收文,谁处理”,无专人负责,无专柜保管,无制度约束,文件资料分散保管在个人、部门手中的管理无序情况,经落实文件收发管理制度,专人负责文件材料的收集,归档管理,保证了项目档案管理工作的连续性。
建立项目文件资料借阅利用制度,改变文件资料随意调取、随意存放现象,并对涉及工程建设过程中产生的大量有价值的文字、图表、声像档案的及时归档,集中保管各承办部门和个人文件材料,防止在工程建设过程文件材料的散失。
同时,要抓住工程的重点、关键,超前督查指导,虽然合同或协议对各参建单位在文件资料和积累上起到了法律和经济制约的作用,但由于各施工单位的资质要素和技术人员素质并不相同,在理解和执行公路档案的标准要求以及档案意识上也相差甚远。为此,项目档案人员要积极主动了解工程进度,抓住工程的重点内容和关键环节、隐蔽工程等,会同工程人员和监理人员,深入施工现场,实地进行督查指导,为竣工档案的齐全、准确打下基础。建设单位在接收各编制单位档案时,应认真检查其整理的质量是否符合接收要求,对不符合质量要求的文件资料或档案,不予接收,并及时提醒其进行整改。
4. 重视项目建设各阶段文件资料的收集控制
(1)工程设计、施工阶段是公路工程建设的重要阶段,也是项目文件资料产生的主要阶段,档案人员对产生的有关内容,应做到随时收集及时整理以防散失。要使收集工作完整、系统、准确,必须做到:随时收集与集中收集相结合,对一些零散的文件及人员变动后或项目发生变化时的文件资料要注意到及时清理归档,做到随时收集,而在工程完成一阶段后,要注意集中清理,发现问题及时解决;对内收集和对外收集相结合,为使收集完整准确,业主和各内部的职能部门要做好本部门文件材料的收集工作,同时要重视项目所涉及的各参建单位、各部门列入收集范围内容的及时收集;接收归档与现埸收集相结合,严格按照合同规定的归档范围、时间及时完成接收归档,但对执行归档制度不严的单位,应加强现埸收集,更为重要。以此,档案人员需定期深入施工现埸,及时接收具有保存价值的文件资料,防止散失。同时与工程建设各单位保持经常必要联系,了解进度,进行业务指导,检查文件资料形成是否完整、规范、准确,积累是否制度化,及时督促各单位自始至终抓好工程档案管理,防止弄虚作假,保证项目档案的完整和质量。
(2)重视项目文件资料收集的薄弱环节控制:①应重视工程前期工作阶段和工程的初开工阶段有关文件资料的收集,工程开工初期,因管理制度、控制措施、人员尚未完全到位,极易造成对形成文件资料的管理无序,导致散失;②项目设备仪器文件资料(外文资料)、本论文来源于无忧论文网（http://www.51lunwen.com/ ）隧道工程中照明线路、标志标线、绿化工程、收费设备、服务区设施等内容极易忽略;③声像、光盘档案的收集,必须适时进行,超前控制,及时催要,妥善保管,而绝不能等到工程竣工,为时已晚;④项目中设有的科研课题时,应重视其后期收集归档;⑤大型公路工程项目形成档案内容数量极多,极易忽略匝道、连结线所形成的文件资料的收集归档;⑥加强隐蔽工程和关键环节文件资料的控制把关,项目监理应负责监督检查有关文件资料真实性、准确性审核,以保证质量资料的齐全、完整,竣工图与实体相吻合,特别要重视对掩埋在其它部位不能被直视的,也容易被一些素质不高的施工单位偷工减料和钻空子的隐蔽工程的检查,除平时督查外,严格检查隐蔽工程验收记录,并由监理人员签章确认是重点。公路工程档案的质量管理涉及方方面面和各个环节,是一项十分艰巨的系统工程,必须得到各级领导的重视和支持,并需纳入工程质量体系同步管理控制方能见效。