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对高校房产档案信息化管理的探讨
对高校房产档案信息化管理的探讨 摘要：随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善和住房改革的不断深入， 高校在新形势下的房产档案管理也需做出相应的调整。而计算机在高校管理中的 普遍应用正为高校房产档案管理的信息化建设准备了条件，利用信息化管理手段 来管理房产档案，是提高高校房产管理水平的一个重要途径。本文从高校建立房 产档案信息化管理的困难入手，探讨了房产档案管理的信息化建设的具体措施。关键词：高校、房产档案、信息化 高校房产管理是高等学校的房管部门对学校房屋财产、教职工住房以及与 之相关一系列事务进行的管理工作，是高校管理机构的重要组成部分。而档案是 很重要的信息资源，在高校中，作为档案众多门类中的房产档案，是学校房产管 理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作 中直接形成的有保存价值的房产历史记录，是房产权属登记管理工作的真实记载 和重要依据。随着计算机在高校管理中的普遍应用，如何将现代信息处理技术与 房产档案管理相结合，提高房产档案的利用价值，已经成为目前迫切需要解决的 问题。
1．在高校建立房产档案信息化管理的困难 1．1 领导重视不足 重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最 大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许 多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。
一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受 网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方 式处理房产档案信息。
1．2技术手段落后 目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管 理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、 参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接 收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限， 数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远 未能有效挖掘出来。
1．3档案管理人员专业素质不高 目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用 网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地 办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到 最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很 难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。
2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设 2．1提高对档案管理信息化建设的认识 要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化 建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很 大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模 式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等 管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存 储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发 展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发 展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档 案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理 的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。
2．2推进房产档案馆数字化进程 2．3完善房产档案信息归集、检索系统 为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有 机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统， 形成文本信息；
另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像 信息方式归入房产档案信息系统；
原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强 大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。
由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步 变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建 立高效的房产档案信息检索系统。由于司 2．4建立准确的房地产档案数据分析系统 房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能 部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据 分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。
通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职 能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合 理，达到科学决策，回避风险的目的。
2．5提高管理人员的综合素质 档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业 人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能 力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和 档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务 文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管 理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管 理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推 进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工 作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员 要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计 等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、 快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
3．小结 房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案 管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理 技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用 效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水 平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出， 缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
参考资料：
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