工程建设档案外包服务研究档案整理服务外包

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工程建设档案外包服务研究

工程建设档案外包服务研究一、工程建设档案外包服务的必然性（一）工程建设档案的类别和数目急剧增多，需要引入外包服务工程建设档案具有形成阶段性、载体多样性、利用频繁性的特点，在进行工程建设档案的收集和整理时，一定程度上加剧了档案工作者对档案管理的工作量。同时，随着城市的日益发展，工程建设档案的类别和数目急剧增多，这种情况要求在工程建设档案的管理中引入外包服务。

（二）引入外包服务，可以提供高水准、高层次的档案管理服务工程建设的专业程度较高、技术性较强，这些特点一定程度上反映了工程建设档案管理工作的重要性。增加一部分档案业务的外部投入，例如使用具有良好信誉的外包服务机构，可以避免档案管理工作中出现的重复劳动和高成本等问题。目前，部分工程建设档案在向相关职能部门移交时，存在着多数档案被退回的现象。笔者对其原因进行了分析，发现施工过程中资料人员不断更换导致的资料不齐全；
整理不规范；
用章错误或缺少印章被要求整改等情况都会导致工程建设档案被退回。而如果采用档案外包服务，一定程度上可以缓解这些问题，因为大多数外包服务公司可以提供高水准、高层次的档案管理服务，特别是可以节省人力和物力在工程建设档案移交过程中的投入。特别是可以有效地利用人才、技术和其他资源，极大地满足了工程建设档案工作的要求，节省了招聘成本和培训成本，增加了人员配置的灵活性。

二、工程建设档案外包服务存在的主要问题尽管在工程建设档案中引入外包服务，可以提供高水准、高层次的档案管理服务，但是推进工程建设档案外包服务的过程中仍然存在一些问题，主要体现在以下四个方面：
（一）整理质量有待加强在工程建设档案外包服务中，档案部门作为工程建设档案外包服务的委托单位，获得高质量的外包服务是其主要诉求，而作为受托单位的外包服务公司关注的则是如何降低成本获得利润的最大化，为了达到这个目标，他们会尽量压缩外包服务的成本，而这很容易导致档案整理质量的下降。同时，可供双方借鉴的标准和要求尚待规范，这在档案外包服务中体现为档案分类不清晰、整理顺序凌乱等。此外，在外包服务过程中，监督的缺乏也不容忽视。一方面，委托单位出于成本的考虑，使得第三方监督不到位，这样造成的后果就是档案的监督管理难以得到及时有效的保证；
另一方面，仅仅依靠外包服务公司的自我约束、自我监督也是不可行的，较为经常出现的情况是会出现档案载体的损坏、信息内容的丢失泄露。

（二）对档案载体会产生不良影响在档案整理过程中，档案委托单位的主要目标是保证档案的完整性、准确性、安全性、系统性和有效性。但是，外包服务公司在实施具体业务的过程中，存在对档案载体的破坏问题。就载体而言，工程建设档案分为纸质、电子两大载体，纸质档案在装盒时，由于形成的文本标准不同会涉及对档案的拆分（例如， A3大小的工程建设档案，装入标准规格为A4的档案盒内时，会涉及如何处理才可以放入档案盒中的问题），而外包服务公司出于提高档案整理效率，以及保持档案整理效果整齐、美观的考虑，会对相关档案进行非专业化的拆分，这样势必会破坏档案载体的完整性。对于电子档案特别是光盘档案而言，外包服务公司不仅随意放置，而且还不会采用防磁处理，这样只能对其寿命产生不良影响。

（三）档案信息安全存在问题在工程建设档案外包服务过程中，档案信息安全问题尤为突出。档案委托单位将工程建设档案交由外包服务公司整理，外包服务公司的工作人员首先要对工程建设档案的内容有一定了解，在数字化阶段工作人员会直接接触到每一份工程档案，这样会使工程建设档案的信息保密价值受到影响。特别是那些没有受过专业训练的外包服务的工作人员，他们的信息安全意识淡薄，不仅会导致档案信息的泄漏，甚至还会造成档案原始资料的遗失，从而给档案信息内容安全带来威胁。

因此，保障档案信息的安全应是工程建设档案外包服务顺利开展的关键。

(四)合作失败带来的风险档案委托单位在工程档案外包服务过程中与受托单位合作失败将面临巨大风险，不仅影响到工程建设档案的利用，甚至还会引起法律上的纠纷。笔者认为导致这种合作关系失败的原因在于档案委托单位与外包服务公司之间的合作制度不完善、信息沟通不顺畅。

三、解决方法（一）制定相关标准，加强整理规范首先，根据国家相关标准规范制定可行的工程建设档案整理要求，档案委托单位应与外包服务公司保持紧密联系，根据其外包服务的要求，对外包服务公司执行标准的情况进行指导与监督。外包服务公司则需要将其进展情况及时通知对方，并针对出现的问题及时与委托单位积极沟通，并提出解决问题的具体实施办法。需要注意的是，双方需要达成共识，以确保相关工作的顺利进行。其次，对档案整理的质量进行控制，保证多人验收。在工程建设档案整理结束并移交到相关职能部门后，档案委托单位应根据实际移交整理的档案数量、不同载体进行验收，验收人员应由档案人员、分管领导组成，分别从档案分类、编号、著录等细节入手，结合制度规范进行验收，并在验收清单上签字确认。只有具备上述基本条件，才能有效地在外包服务过程中提出专业的整理方案及意见，保障工程建设档案的规范整理，真正将工程技术转化为直接生产力，为社会创造更多财富。

(二)加强工作监督，确保档案载体的安全性档案委托单位要根据新形势下档案工作的特点，对现有工程建设档案进行认真地梳理。首先，对工程建设档案中涉及的内容公开性进行界定，例如哪类工程建设档案可以实现外包服务，哪类工程建设档案不能实现外包服务，需要对其划定一个明确的范围。其次，在档案外包服务实施过程中，外包服务公司要随时接受档案委托单位的监督，档案委托单位要及时与其沟通可能导致档案载体受损的情况，在征得档案委托单位同意后方可实施，同时还要会同档案委托单位与其档案行政主管部门进行积极沟通并达成共识。

（三）签定相关协议，做好外包风险控制在实施档案外包服务的过程中，档案委托单位应立足长远发展，结合档案外包服务的现状，尽量规避档案外包服务带来的风险，需要在开展外包服务工作前，就做好相应的准备工作。档案委托单位与外包服务公司在合作之初，要签订外包服务合同及保密协议，以明确双方的权利与义务。该协议的条款中，需明确档案和信息内容的安全保护问题，严格要求档案整理人员不得损害原有的档案、影响档案的完整性；
档案规格确实超标，应根据实际情况，经档案委托单位同意后方可进行拆分；
不得泄漏档案的内容信息，一旦发现，档案委托单位有权追究外包服务公司的相关责任，包括经济责任乃至法律责任。（四）规范制度流程，建立良好的合作关系在工程建设档案外包服务实施的过程中，档案委托单位要制定相关的外包服务管理制度与工作流程，在外包服务过程中组织资金、物品投入，建立与外包服务公司的良好合作机制，确保其严格执行工程建设档案外包服务合同。同时，档案委托单位要依据合同条约，将物品及资金落实到位，明确外包服务公司的管理工作流程和应提供的服务等。在工程建设档案管理工作中，将相关档案业务委托给外包服务公司完成，一方面可以更好地为城市建设提供更高质量的档案服务管理，为建设单位积累更多的经验财富；
另一方面，通过外包服务的方式也可以使档案委托单位和受托单位形成双赢的经营机制。随着城市的不断发展，成为档案管理业务发展新趋势的档案外包服务，将为工程建设档案工作作出更大的贡献。

作者:王虹单位:深圳市前海开发投资控股有限公司

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