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T外包风险分析以及动态管理
T外包风险分析以及动态管理 企业信息化是现代企业得以生存和发展的必由之路,企业为了提升市场核 心竞争力,就必须专注于自身的核心业务,而将非核心的IT业务外包出去;然而IT 外包过程有许多不可预见的因素,风险较大。本文在全面分析IT外包风险成因的 基础上,建立了动态风险管理模型。通过该模型的分析有利于IT外包过程中各阶 段的正确决策,可以实现将风险迁移,降低风险的危害。论文关键词:企业信息化,外包,风险分析,动态管理 随着企业信息化程度的不断提升和市场竞争的加剧,企业要不断降低成本, 专注于自身的核心业务,将非核心的企业IT业务外包出去,因此,IT外包服务在企 业信息化建设中所处的地位日益加强。IT外包就是指企业将全部或部分IT工作包 给专业性公司完成的一种服务,从而达到降低成本,提高效率,充分发挥自身核心 竞争力和增强自身对外环境的应变能力的一种管理模式。IT外包主要包括以下内 容:信息化规划与咨询,设备和软件选型,网络系统和应用软件系统建设,整个系统 网络的日常维护管理和升级等。这已经成为一个快速成长的行业,但IT外包服务 涉及面广、投资大、周期长,不可预见因素很多,对IT外包服务风险的分析和控制, 具有重要的现实意义。
一、IT外包是企业信息化的必由之路 企业信息化是增强市场竞争力的客观需要,也是实现管理创新的有效途径, 更是一个现代企业得以生存和发展的必由之路。为了降低成本,加快技术进步,增 强市场竞争力,提高经济效益,企业必需加大企业信息化建设。
然而企业在信息化建设过程中发现,企业需要的是IT系统对企业业务的支 持和运用IT系统的结果,而不是IT系统过程本身。同时企业为了降低企业在IT系统 运营维护方面的日常开支,缩减管理成本,培育企业核心竞争力。企业将更多的精 力和资源投入到自己擅长的核心业务中,而将辅助性的业务、非核心的业务则交 给外部的专业人士来承担,以获得更高的整体运营效率。所以企业常把IT系统的 建设过程交给IT专业公司,自己控制结果,IT外包服务正成为现代企业对IT系统的 必然选择。
二、IT外包服务中的风险分析IT外包服务的实质就是企业和IT服务商之间的一种“委托-代理”关系,由于 委托方和代理方之间存在着信息不对称,信息扭曲等问题,加之市场及宏观环境的 不确定性,导致企业在实施IT外包过程中存在种种风险。完全避开或消除风险是 不可能的,但是可以充分分析和掌握风险的来源、产生条件、性质及其发生规律, 从而可以降低风险发生的频率、减少损失程度。一个企业要成功地实施IT外包, 通常必须经历企业内部的需求分析和评估,服务商的选择,合同的签订以及对合同 进行实施、管理与监控等阶段。在整个IT外包服务过程中都充满着风险。
1.需求不明、规划不周带来的风险 企业在进行信息化建设时,如果目的不明、定位不准,将会导致系统实施后 不能发挥应有作用。有些企业在信息化建设中为了得到立竿见影的效果,没有透 彻地分析自己的IT需求,仅仅做一个粗略的规划就引入IT外包服务商来上系统,在 系统建设上一味追求于大而全、功能完整、一步到位的方案,结果适得其反,需求 不一定得到满足,同时还会增加企业的投入和运行成本,这些都会给企业信息化带 来潜在的风险。
由于企业IT系统开发是一个投入大、周期长、有一定风险的复杂系统工程, 同时企业IT系统的建立要引入新的管理模式并进行企业业务流程重组(BPR),对 企业管理会发生深远的影响,因此在系统开发之前,必须根 2.服务商选择不当带来的风险 选择合适的IT外包服务商,是IT外包过程中非常重要的一环。企业除考虑 价格因素外,更应对外包商的整体能力进行综合评估(包括经验、能力、技术、资 本、信誉、对IT行业的熟悉程度、自身发展的稳定性等),以及对外包商以前的客 户做深入的调查与核实。合作伙伴选择不当,会增加额外的协调费用,不能保质、 按时完成系统所带来风险费用。因此,企业必须慎重结合IT外包业务的需求,科学、 合理地评价和选用外包商。
3.外包协议签订不缜密带来的风险 外包服务商选定以后,就应该制定尽可能详细周密的外包协议,以此来规范 和约束对方的行为。通过外包协议的签订,可以明确企业和IT外包服务商之间的 权利与义务关系,协议签订以后,双方就要严格履行协议中约定的义务并享受协议 中约定的权利。IT外包协议不同于其它合同,签约双方都应本着“双赢”的思想,并且保持经常性的沟通与联系,才能避免在签约过程中由于信息不完全对称所带来 的道德风险。
4.项目实施中监管不力带来的风险 IT系统实施需要甲乙双方良好的合作,但是在实施过程中,由于实施方和用 户知识背景的差异,在最大化自身利益思想的驱动下,可能导致项目实施控制不力, 尤其是项目质量难以保证,而导致最终系统不能发挥预期作用,常会引发实施风险。
为有效地控制IT外包风险,除企业自身需要预防以外,监管机制也是一个重要因素, 健全的监管机制可以促使企业有效控制风险。为此,必须构建相应的监管制度,引 导IT外包在控制风险的前提下正常开展。
三、IT外包风险的动态管理 1.动态风险管理的重要性 IT外包风险,是由许多不确定因素造成的。
